När evenemang samlar deltagare från flera länder räcker det inte alltid att innehållet är relevant, välplanerat och professionellt genomfört. För att budskapet ska nå fram behöver alla deltagare kunna ta del av det på ett språk de förstår.

I samband med ett livesänt hybridseminarium med en svensk minister som huvudtalare uppstod därför ett tydligt behov av simultantolkning. Seminariet riktade sig både till deltagare på plats och till en internationell publik som deltog digitalt, vilket gjorde att tolkningen behövde fungera i realtid, parallellt med seminariets genomförande och i samspel med de tekniska förutsättningarna för ett hybridformat.

För arrangören handlade uppdraget därmed inte enbart om att boka tolkar, utan om att säkerställa att hela upplägget fungerade från början till slut. Det omfattade allt från planering och samordning till själva leveransen under livesändningen.

Utmaningen

Att genomföra simultantolkning under ett livesänt hybridseminarium innebär flera krav. Tolkarna behöver kunna leverera med hög kvalitet i realtid, samtidigt som teknik, format och kommunikation mellan alla inblandade parter måste fungera sömlöst.

I det här fallet var formatet dessutom nytt för arrangören, eftersom simultantolkning i denna typ av livesänt hybridseminarium inte tidigare hade genomförts i den aktuella verksamheten. Det skapade ett behov av stöd redan i planeringsfasen, där arrangören behövde vägledning kring upplägg, tekniska förutsättningar och kvalitetssäkring för att känna sig trygg inför genomförandet.

Eftersom seminariet hade en internationell publik var tillgängligheten central. Om tolkningen inte fungerade skulle en del av publiken inte kunna följa innehållet i realtid, vilket gjorde valet av leverantör avgörande för att seminariet skulle kunna genomföras enligt plan.

Lösningen

DigitalTolk valdes som leverantör tack vare en effektiv bokningsprocess, snabb återkoppling och förmågan att ge stöd genom hela förberedelsearbetet. För arrangören var det viktigt att inte bara få tillgång till rätt språklig kompetens, utan även en partner som kunde bidra med tydlighet inför ett nytt och tekniskt krävande format.

Uppdraget omfattade därför både bemanning av tolkar och löpande dialog inför seminariet. Genom att stötta arrangören i planeringen kunde DigitalTolk bidra med vägledning kring hur simultantolkningen skulle genomföras i ett livesänt hybridformat, där både upplägg, tekniska förutsättningar och kvalitetssäkring behövde samspela.

Detta var särskilt viktigt eftersom arrangören inte tidigare hade genomfört simultantolkning i just denna typ av sammanhang. Den nära dialogen skapade en tryggare process inför evenemanget och gjorde det möjligt att planera seminariet med större tydlighet, trots att formatet var nytt och krävde samordning mellan flera delar.

“För oss gör det i denna typ av projekt skillnaden mellan att kunna leverera simultantolkning eller ej.”

— Kommunikationskonsult på Kommunikationsbyrå

Vad de värdesätter mest

I samarbetet med DigitalTolk lyfter kunden särskilt fram:

• Snabb återkoppling: I ett komplext evenemang med många rörliga delar var det viktigt att snabbt få svar och kunna komma vidare i planeringen.
• Effektiv bokningsprocess: Att kunna boka rätt kompetens på ett smidigt sätt bidrog till att förberedelserna kunde genomföras utan onödiga hinder.
• Stöd genom hela processen: Eftersom formatet var nytt för arrangören var det avgörande att få vägledning kring upplägg, teknik och kvalitetssäkring inför seminariet.
• Leveranssäkerhet: När en tolk fick lämna återbud med kort varsel hanterades ersättningen snabbt, vilket säkerställde att arrangemanget kunde genomföras enligt plan.

Resultatet

Leveransen genomfördes med god kvalitet och simultantolkningen gjorde det möjligt för den internationella publiken att följa seminariet i realtid. På så sätt kunde innehållet bli tillgängligt för fler deltagare, oavsett om de deltog på plats eller digitalt.

När en tolk fick lämna återbud med kort varsel hanterades ersättningen snabbt, vilket gjorde att seminariet kunde genomföras enligt plan utan påverkan på slutresultatet. För arrangören blev detta ett tydligt exempel på vikten av leveranssäkerhet i ett komplext arrangemang där flera delar behövde fungera samtidigt.

Samarbetet med DigitalTolk visade därmed värdet av en leverantör som kan bidra med mer än språklig kompetens. I komplexa arrangemang krävs även operativt stöd, tydlig kommunikation och förmåga att snabbt hantera förändringar, vilket gjorde att rätt partner kunde bli avgörande för att seminariet skulle nå hela sin publik.

‍